Management-Focused Financial Reporting Systems In a Small Business Environment - a summary
What, Why & How to make it helpful and secure and gain a competitive advantage!
By
Thomas H. Rowley, Ph.D., CPA
Version en español, presione aquí
This guide is designed to be used -the margins are wide on purpose. Write in them, make notes to yourself. Give yourself reminders to apply the concepts to your specific needs. What you do with what you know is totally up to you.
Chances are you're not an accountant otherwise you wouldn't be reading this information and that already puts you one step ahead of your competition.
After all, isn't the desire to obtain a competitive advantage the reason entrepreneurs do most things?
This guide is the result of the author's decades of experience designing and implementing financial reporting systems in small business environments. Following the advice of this guide -which others have paid up to $250 an hour to get- will give you a competitive advantage.
Overview
If you're like many business managers, you may think that accounting is an expensive process incurred only to file compliance reports with the various tax authorities. For many companies, unfortunately, that's true. But it should not be the case.
Properly collected, categorized and retrievable financial information is a valuable resource which can be used for making the right decisions to assure your company's growth and prosperity. Those financial records also serve as the basis for the details needed to determine the fair market value of your business in the event of a sale or transfer.
The author has written articles and taught his graduate accounting students his belief that the market place determines the value of goods and services. Given that, we should do accounting to determine if we can provide those goods and services with a favorable contribution to our profitability.
In order for management to make effective decisions, those analyses must be based on timely and accurate financial data. The author's experience has convinced him that the systems in organizations that are necessary to get information to management must also recognize individual preferences for the form and presentation of the facts.
This guide is intended to provide the basic information you need to develop a useful, management-focused information system for your small business.
WHY BOTHER?
To gain a competitive advantage, of course!
Introduction
One long-held myth about financial reporting systems is that they have to conform to the requirements for filing compliance reports. In today's computer-based financial reporting systems that is simply an unrealistic position. The author's Atlanta-based firm, TR-R International, LLC and its Panamá-based franchisee firm, PanUS Accounting & Tax Services, S.A., design financial reporting systems focused on management, not the regulatory agencies. They design the system to do both, but the primary beneficiaries are the management and owners of the closely held business.
The following abbreviated section describes the first key to a good management reporting system. Subsequent sections include the overall objectives of a management-focused information system, and include the why, what, and how to establish accounts and controls to improve the usefulness and security of your small business data.
First things first
The first surprise is that the basic element in a small business information system is neither the software you select nor computer you buy. The single most important element is the people you select and train to keep the records. For some of you, your business is in the startup phase and you are the sole employee. I don't mean to insult you, but you may still need some training to be effective, and not just in the area of accounting or financial management. You must have a personal desire to build an organizational culture that respects privacy and confidentiality and also respects and rewards people who take responsibility for their actions. It starts at the top. Employees are most likely to reflect the priorities of the leadership. It's what you do, not what you say or write in some obscure policy manual that the staff will emulate.
If you operate in a bilingual environment, then clear communications skills are crucial to the selection process. In Panamá, for example, there are many talented accountants, but a much smaller number of them are bilingual, so be clear in your needs when hiring. It does you no good to have an excellent bookkeeper or accountant if you don't understand each other.
Here's the other topics covered in the remainder of the guide:
- Minimize the risks of failure
- Develop good internal management controls to assure that what happens in the business is accurately and timely reflected in the financial reports
- The basics of effective accounting controls
- Separation of custody of the assets from control of records
- Get and Use management-focused information for improved decision-making
- Contribution margin analyses
- Differentiating between fixed and variable costs
- Train `em and trust `em
- Delegate, don't abdicate!
- Protect your valuable data
- Back it up
- Protect access to your data
- Passwords, data storage areas, know where all the copies are
Get the entire guide FREE in downloadable form
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If after you have read the guide, you would like to talk with us about what we might be able to do to help you gain and maintain a competitive advantage, please contact Dr Rowley at
tom@panamaquickbooks.com
¡Buena Suerte en sus negocios!
Gerencia Enfocada en Sistemas de Reportes Financieros en las Pequeñas Empresas
Qué, Por qué & Cómo hacerlo útil, seguro y ganando una ventaja competitiva.
Por
Thomas H. Rowley, Ph.D, CPA
Traducción Maria Guiselle Solano A.
Esta guía fue diseñada para ser usada –los márgenes son anchos a propósito-. Escriba en ella, realice sus propios comentarios. Recuerde aplicar los conceptos en sus necesidades específicas. Que hacer con lo que usted aprende es su decisión.
Probablemente usted no es contador[1] de otra manera no estaría leyendo esta información que le pone un paso delante de sus competidores.
Después de todo, ¿no es el deseo de obtener una ventaja competitiva la razón de por qué muchos empresarios hacen las cosas?
Esta guía es el resultado de muchos años de experiencia del autor diseñando e implementando sistemas de reportes financieros para pequeñas empresas. Siguiendo los consejos de esta guía –donde otros para obtener estos consejos han pagado más de $250 la hora- usted logrará una ventaja competitiva.
Panorama
Si usted es como muchos hombres de negocios, usted puede pensar que la contabilidad es un proceso caro solo por crear reportes que deben ser presentados en los entes reguladores. Para muchas compañías, desafortunadamente, eso es cierto. Pero este no debería ser el caso.
Debidamente agrupada, categorizada y accesible la información financiera es un recurso invaluable que puede ser usado para tomar las mejores decisiones, para asegurar el crecimiento y prosperidad de su empresa. Esos registros financieros también sirven como base para detallar y determinar el valor de mercado de su negocio en caso de venta o transferencia del mismo.
El autor ha escrito artículos y ha enseñado a sus estudiantes que el mercado es el que determina el valor de los bienes y los servicios. Conociendo eso, podemos usar la contabilidad para determinar si podemos proveer esos bienes y servicios como una contribución favorable para nuestra rentabilidad.
Con el fin de tomar decisiones efectivas, los datos financiero contables deben ser oportunos y precisos. La experiencia del autor lo ha convencido de que los sistemas necesarios en las organizaciones para obtener información también deben incorporar las preferencias individuales de la compañía, tanto en forma, como en presentación de los hechos.
Esta guía intenta proveer la información básica que usted necesita desarrollar en su pequeña empresa, enfocada en la gerencia de sistemas de información.
Por qué Hacerlo?
Para ganar ventaja competitiva, por supuesto!
Introducción
Un mito durante mucho tiempo ha sido que los sistemas contables son solo requisitos para presentar información a los entes reguladores de esas empresas. Hoy, con los sistemas de información electrónica esta posición es poco realista. La firma propiedad del autor, TR-R Internacional, LLC en Atlanta y su franquicia Pan US Accounting & Tax Services en Panamá, diseñan reportes financieros enfocados en gerencia donde se consideran además los procesos regulatorios vigentes. Se diseñan los sistemas para que realicen ambas gestiones, la gerencial y la reglamentaria, siendo los primeros beneficiados directamente la gerencia y sus respectivos dueños.
La siguiente sección describe la primera llave para lograr una buena gerencia de sistemas contables. En la siguiente sección se indican los objetivos globales de la gerencia basada en sistemas contables que incluyen el por qué, qué y cómo establecer cuentas y controles para aumentar y valorar los datos de su empresa.
Primero lo primero
La primera sorpresa es descubrir que el elemento central para su empresa no es el sistema de información ni los equipos de cómputo que usted eligió utilizar. El elemento más importante es el personal que usted escoja y entrene para mantener sus expedientes. Para algunos de ustedes, su empresa está apenas iniciando y usted es su único empleado. Aunque usted tiene la capacidad de realizar todas las labores, eso no quiere decir que usted no vaya a necesitar entrenamiento para ser más efectivo, no solamente en el área contable o en la gerencia financiera. Usted tiene que contratar el personal idóneo para desarrollar una cultura organizacional que demuestre respeto entre los individuos, honrando su privacidad y confidencialidad individual, así como, recompensando a su equipo de trabajo que toma responsabilidades sobre sus acciones. Esta lección comienza desde arriba. Los empleados reflejaran las prioridades del liderazgo. Es lo que usted haga, no lo que dice o haya escrito en un manual interno lo que su personal imitará.
Si usted opera en un ambiente bilingüe, entonces, técnicas de comunicación claras son cruciales en los procesos de selección. En Panamá, por ejemplo, existen talentosos contadores pero pocos son bilingües, por eso sea claro cuando contrate quien le ayude. No es conveniente tener un excelente contador si ambos no se entienden.
He aquí otros tópicos que contiene esta guía:
- Minimizar los riesgos de falla.
- Desarrollar buenos controles internos para asegurar que las acciones tomadas por la empresa se reflejaran oportunamente en los reportes financieros.
- Las bases de un control contable efectivo separando la custodia de los activos de los controles de datos.
- Obtener y usar la información gerencial para impulsar la toma de decisiones.
- Análisis de márgenes de contribución
- Diferenciar entre costos fijos y costos variables.
- Entrénelos y confíe en ellos
- Proteger información valiosa
- Respaldarla.
- Proteger el acceso a la información de su base de datos.
- Claves de acceso, áreas de almacenamiento de datos, saber dónde están todas las copias.
Si después de haber leído esta guía tiene alguna sugerencia o comentario al respecto, o desea evaluar mejoras en su empresa para lograr mayores ventajas competitivas, por favor contáctese con el Dr. Rowley a la siguiente dirección guis@panamaquickbooks.com.
[1]Desafortunadamente para sus clientes, muchos contadores piensan que ellos lo saben todo; ellos solo tienen su visión enfocada a las soluciones desde su campo de trabajo, y después se preguntan por qué sus clientes se quejan por los servicios y costos de esa contabilidad.